Dịch Vụ Thiết Kế Biên Nhận – Phiếu Thu – Phiếu Chi Quận 6

Tổng hợp thông tin cần phải biết về mẫu phiếu thu

Không chỉ đối với các người làm trong lĩnh vực kế toán, phiếu thu còn là loại hồ sơ lưu hành phổ thông, quen thuộc với nhiều đối tượng khác. Bởi nó không những được dùng trong các công ty, doanh nghiệp mà còn được dùng trong nhiều công việc thường ngày. Vậy có các  mẫu phiếu thu  nào và cách ghi phiếu thu làm sao cho đúng. Đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây để nắm được tất tần tật thông tin về mẫu phiếu thu nhé.

Phiếu thu là gì?

Đúng như tên gọi của nó, phiếu thu được biết đến như 1 loại giấy biên nhận để chuyên viên thủ quỹ, kế toán dùng để làm căn cứ cho việc đã thu tiền hay việc ghi  các khoản thu, ghi sổ thu quỹ.

Để tiện cho việc sử dụng, phiếu thu thường được đóng thành các quyển, có ghi số thứ tự trên từng quyển, từng phiếu thu trong quyển và thường được sử dụng trong một năm. Thủ quỹ, kế toán ghi phiếu thu theo thứ tự và có thể xuất phiếu thu nếu cần thiết. Số phiếu thu phải được đánh số liên tục, không đứt quãng trong 1 kỳ kế toán.

Phiếu nhận được sử dụng thường xuyên trong những cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp để làm căn cứ thu tiền khi có giao dịch tiền mặt hay ngoại tệ được nộp vào quỹ. Bất kể tiền Việt Nam hay ngoại tệ khi xung vào quỹ thì đều phải ghi phiếu thu để làm chứng cứ xác thực.

Mục đích, tác dụng của phiếu thu

1. Mẫu phiếu thu được dùng trong nhiều tình huống

Phiếu thu được sử dụng thường xuyên trong số cơ quan, trung tâm hoặc doanh nghiệp để làm căn cứ thu tiền khi có giao dịch tiền mặt hay ngoại tệ được nộp vào quỹ. Bất kể tiền Việt Nam hay ngoại tệ khi xung vào quỹ thì đều phải ghi phiếu thu để làm chứng cứ xác thực.

Trong tình huống có giao dịch ngoại tệ, người thủ quỹ hay kế toán phải triển khai kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu trước khi nhập vào quỹ công ty, doanh nghiệp.

Mỗi lần có giao dịch thì phải ghi phiếu thu thành 3 bản hay còn gọi là 3 liên. Trong đó, 1 liên phiếu sẽ được gửi lại cho người nộp tiền, 1 liên giữ lại trong sổ thu quỹ, liên còn lại sẽ lưu trữ ở nơi lập phiếu thu.

Người kế toán, thủ quỹ khi ghi phiếu càng phải ghi đầy đủ các tin tức trong tờ phiếu kể cả tên đơn vị, cơ quan nộp tiền, ngày tháng năm nộp tiền lập phiếu, số quyển, số trang theo như đúng nguyên tắc và đảm bảo chính xác. Điều này nhằm làm căn cứ hợp pháp trong những công đoạn thu – chi hay giao dịch khi cần đối chứng hoặc làm rõ. Ngoài ra, trong 1 số trường hợp, phiếu thu còn được dùng việc phải trả tiền cho bên cung cấp vật liệu, hàng hoá.

2. Tác dụng của phiếu thu

Phiếu thu có công năng chính là làm căn cứ để xác nhận số chi phí đã nộp vào quỹ nên 3 mẫu trên không có quá độ sự khác biệt. Tuỳ thuộc vào mục tiêu sử dụng và nhu cầu, nhiệm vụ của mình mà các cơ quan, doanh nghiệp sẽ chọn lựa loại mẫu phiếu thu phù hợp nhất để đáp ứng thuận lợi trong quá trình sử dụng. Các kế toán viên hay thủ quỹ đảm nhiệm trọng trách thu – chi trong mọi cơ quan, doanh nghiệp cần phải tiến hành ghi phiếu theo quy chế đã ban hành.

Mẫu phiếu thu là giấy tờ thông dụng. Được ban hành bởi Bộ tài chính đáp ứng tiêu chuẩn nên bạn tận gốc cũng có thể đơn giản download mẫu phiếu thu trên mạng Internet để sử dụng. Hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đề sử dụng phiếu thu trong những giao dịch tài chính. Bởi nó rất thông dụng và dễ sử dụng, đáp ứng tính minh bạch. Phiếu thu phải có đủ bút ký của các bên liên quan như giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ để đảm bảo tính trách nhiệm khi có sai sót hay vấn đề xảy ra.

Nội dung trình bày của biểu mẫu phiếu thu 

1. Nội dung trình bày phiếu thu gồm những gì?

rong mẫu phiếu thu, các nội dung được trình bày như sau:

• Trên góc trên cùng bên trái của phiếu thu là địa thế ghi tên và địa chỉ hoặc bổn phận của đơn vị.
• Mỗi phiếu thu đề phải có ghi các thông tin như số quyển, số phiếu, ngày, tháng, năm ghi phiếu.
• Thông tin của người nộp tiền bao gồm họ tên và địa điểm phải được cung cấp. Và ghi lại một cách chính xác để tạo ra căn cứ đối chiếu, liên lạc khi có vấn đề.
• Lý do nộp tiền cần ghi lại ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
• Số tiền đã nộp ghi cả thông qua số và bằng văn bản kèm theo công ty tiền tệ rõ ràng.
• Số lượng chứng thư gốc đã nộp cũng phải được ghi lại đi cùng phiếu thu.

2. Lưu ý khi trình bày nội dung phiếu thu

Mỗi lần có giao dịch thì phải ghi phiếu thu thành 3 bản hay còn xem là 3 liên. Các liên thu sẽ phải có đầy đặn bút ký của các bên liên quan cho dù là người nộp tiền, sau đó giám đốc, kế toán trưởng rà soát lại và ký duyệt. Cuối cùng, cán bộ phụ trách kế toán sẽ chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ, thủ quỹ cũng cần được phải ký vào phiếu thu.

Sau lúc kiểm tra toàn bộ số tiền đã đủ, thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực tiễn nhập quỹ (bằng số và bằng chữ) vào Phiếu thu. Trong đó, 1 liên phiếu sẽ được gửi lại cho người nộp tiền. Còn 1 liên giữ lại trong sổ thu quỹ, liên còn lại sẽ lưu giữ ở nơi lập phiếu thu. Sau khi hết các giao dịch chi thu trong khoảng 1 ngày. hủ quỹ bắt buộc phải chuyển toàn bộ phiếu thu cùng với các chứng chỉ gốc cho phòng kế toán.   Nhằm lưu lại vào sổ kế toán làm tài liệu lưu trữ khi có vấn đề cần thiết sẽ trình bày.

Phương pháp và trách nhiệm ghi phiếu thu

Để ghi phiếu nhận được chính xác, bạn phải tìm hiểu những tin tức dưới đây:

• Trên góc trên cùng bên trái của phiếu thu là vị trí ghi tên và địa chỉ hoặc bổn phận của đơn vị: ghi đúng, đủ và rõ ràng.
• Phiếu thu thường phải đóng thành từng quyển dùng trong một năm. Và được đánh số thứ tự để đảm bảo đơn giản quản lý và kiếm tìm khi cần. Mỗi phiếu thu đều phải có ghi các tin tức như số quyển, số phiếu, ngày, tháng, năm ghi phiếu thu tiền. Số phiếu thu phải được đánh liên tục, không ngắt quãng trong mỗi kỳ kế toán.
• Họ, tên, địa chỉ người nộp tiền: ghi rõ ràng, chính xác để tiện liên lạc nếu cần có khi có vấn đề phát sinh .
• Về “Lý do nộp” ghi rõ rệt và ngắn gọn nội dung nộp tiền. Ví dụ như: Thu tiền bán sản phẩm hóa, thu tiền sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
• Về “Số tiền”: ghi cả bằng chữ và số đi cùng cửa hàng tiền tệ rõ rệt là VNĐ hay USD…
• Số lượng chứng chỉ gốc đi cùng phiếu thu cũng phải được thủ quỹ ghi lại.

Một số lưu ý khi ghi phiếu thu:

• Nếu số chi phí thu là ngoại tệ thì phải có bảng tỷ giá đính kèm để quy ra tổng số chi phí đơn vị đồng Việt Nam để ghi số và chữ cho chính xác.
• Liên phiếu thu nếu gửi ra ngoài công ty, doanh nghiệp thì phải có dấu xác nhận.

 Những lưu ý khi lập phiếu thu

Người lập phiếu thu luôn phải lưu ý những điều dưới đây để tránh các sơ sót hay rủi ro.

• Khi lập phiếu thu, mọi thứ các tin tức trong phiếu phải được người thủ quỹ/kế toán ghi một cách đầy đặn và chính xác, tránh sai
• Số tiền thu phải được ghi lại cả số và chữ để đáp ứng chính xác, tránh nhầm lẫn.
• Các giấy tờ, chứng thư gốc đi cùng phiếu thu sẽ giúp đơn giản trong khâu quản lý, sử dụng. Đảm bảo tính sáng tỏ trong việc theo dõi thu chi của cơ quan, doanh nghiệp.
• Khi viết phiếu thu tránh việc tẩy xóa. Cần lưu ý tới việc trình bày bao gồm cả mặt nội dung. Bởi mỗi doanh nghiệp, cơ quan sẽ sử dụng mẫu phiếu thu khác nhau.

Một số sai phạm khi lập phiếu thu

1. Về chứng từ 

Quy trình kiểm duyệt phiếu thu lỏng lẻo. Thiếu sự chặt chẽ và chưa được thực hành đúng theo quy trình đã đề ra.

• Số liên phiếu thu bị thiếu.
• Phiếu thu lập sai quy định. Thiếu dấu, chữ ký xác nhận của các bên liên quan như thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc, người nộp tiền)
• Không ghi số chi phí đủ cả thông qua số và chữ. Thiếu dòng chữ “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”
• Không có các chứng chỉ gốc kèm theo hoặc chứng chỉ đi kèm không hợp lệ. Phiếu chưa được đánh số hoặc viết sai.
• Các chứng chỉ gốc đi cùng không hợp lý về mặt thời gian.
• Các chứng chỉ gốc đi kèm bị thiếu sót.

 2. Về sổ sách 

Khi lập phiếu thu, một số vấn đề hay sai sót về mặt sổ sách như sau:

• Các biên bản thu thiếu chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc.
• Không có hội kiểm kê để đáp ứng tính chuẩn xác và minh bạch.
• Số tiền trên phiếu thu và ghi trong sổ sách không trùng khớp.
• Thu vượt quá định mức trong quy chế tài chính và phát sinh. Vì vậy mà nhiều tình huống thu tiền trước và sau ngày chốt sổ.
• Có nhiều quỹ thu tiền mặt.
• Hạch toán phiếu chi trước phiếu thu dẫn đến số dư trong quỹ tiền mặt bị thiếu hụt.

Mẫu phiếu thu là loại phiếu thông dụng trong những cơ quan, doanh nghiệp tại Việt Nam. Do đó các kế toán viên hay thủ quỹ cần lưu ý khi lập để tránh sai sót.