Tự sửa các lỗi đơn giản trên máy in

Trong lúc in, bạn thường gặp một số lỗi đơn giản như tài liệu bị đốm mực, thứ tự trang in bị ngược, lề bản in không đúng với bản trên máy tính… Những thủ thuật sau sẽ giúp bạn vận hành máy in bình thường.

1. Trật tự trang in bị ngược

– Triệu chứng: Trong lúc đợi bản in đầu tiên “ra lò” , bạn chợt nhận biết rằng trang cuối cùng ra trước và trang trước mắt lại “ lẽo đẽo” ra sau cùng. Thực ra, chuyện này sẽ không hề ảnh hưởng đến chuyên sâu in, nhưng sẽ làm cho bạn cần tốn công bố trí lại trật tự các trang.

– Chẩn đoán: Thiết lập máy in bị sai do “ bấm nhầm ” hoặc lỗi trình điều khiển, hệ điều hành làm phát sinh lỗi này. Dân kỹ thuật gọi hiện tượng này là lỗi Front to Back.

– Khắc phục:

+ Đối với Windows XP, bạn vào menu Start > Settings > Printers and Faxes , nhấn phải chuột vào biểu tượng máy in đang lỗi và chọn Properties . Trong thẻ General , bạn nhấn nút Printing Preferences . Tiếp tục, tại mục mục Page Order của thẻ Layout , bạn chọn lại thành Front to Back > Apply > OK.

+ Với Windows Vista/7, bạn vào Start > Control Panel > Hardware and Sound > Devices and Printer > chọn tên máy in bị lỗi. Sau đó, nhấn chọn Display Printer Properties và thiết lập tựa như như trên Windows XP.

2. Canh lề và ngắt dòng của bản in không đúng với văn bản gốc trên máy

– Triệu chứng: Các lề của trang giấy sau khi in bị hẹp, đôi khi mất chữ hoặc thừa quá nhiều. Điều này làm mất tính thẩm mỹ của trang in.

– Chẩn đoán: Bạn chưa thiết lập lại cỡ giấy in chuẩn xác cho văn bản. Chẳng hạn, văn bản dạng Letter (21,59 x 27,94 cm) nhưng bạn lại in trên khổ A4 hay ngược lại.

– Khắc phục: Trong trường hợp này, từ chương trình của bộ Office 2003, bạn vào File > Page Setup (hoặc vào thẻ Page Layout > nhấn nút mũi tên ở góc phải đặt vào Page Setup – đối với bộ Office 2007/2010). Tiếp tục, bạn nhấn thẻ Paper trong hộp thoại Page Setup và sau đó xem trong mục Paper Size để biết loại giấy chương trình sẽ dùng làm in tài liệu. Nếu bạn thấy mục Paper Size là A4 – 21×29.7 cm thì này là một khổ giấy tiêu chuẩn. Nhấn Cancel trong hộp thoại Page Setup và thi hành các bước sau đây để xử lý vấn đề này:

+ Đối với Office 2003, bạn vào Tools > Options để mở hộp thoại tùy chọn > vào thẻ Print > đánh dấu vào tùy chọn Allow A4/Letter Paper Resizing > nhấn OK.

+ Đối với Office 2007/2010, bạn nhấn vào Office Button > Word Options > chọn thẻ Advanced > kéo xuống mục Print > đánh dấu trước tùy chọn Scale content for A4 or 8.5 x11” paper sizes > OK.

+ Tiến hành in tài liệu bình thường.

Chú ý: Bạn phải thiết lập cỡ giấy in trong chương trình soạn thảo trùng với cỡ giấy đang dùng của máy in để làm được bản in đẹp nhất.

3. Không thể in được và liên tục báo lỗi

– Triệu chứng: Khi in, máy báo lỗi “in thất bại” This document failed to print – xem hình.

– Chuẩn đoán: Rất cũng đều có thể bạn chưa bật máy in hoặc chưa kết nối điện nguồn, hoặc không được quyền in trong mạng nội bộ.

– Khắc phục: Với máy in cục bộ, bạn cần kiểm tra để xem dây nguồn của máy in đã được cắm vào ổ điện, máy in đã được bật và nối với máy tính thành đạt hay chưa. Còn đối với máy in trong mạng, bạn cần kiểm tra thêm dây cáp kết nối giữa máy tính và máy in, và đặc biệt cần xem xét lại quyền sử dụng máy in mạng có thiết lập dành riêng cho mình hay không. Bạn dùng phép loại trừ các tình huống nêu trên để tạo ra cách khắc phục đúng.

4. Xuất hiện các đốm mực trên tư liệu được in ra

Đây là trường hợp khá thông dụng do người dùng máy in bảo quản giấy không đúng cách. Chính điều này đã dẫn đến giấy bị ẩm khi in, hay sử dụng giấy in kém chất lượng. Bên cạnh đó yếu tố về uy tín mực máy in đang sử dụng cũng cần xem xét lại. Hướng giải quyết cho tình huống này cũng tương đối đơn giản, bạn phải mang máy ra dịch vụ để họ làm vệ sinh cho thiết bị đầu in và thay thế giấy in có uy tín hơn.

5. Bạn chẳng thể in các đường viền trang

Đa số các máy in chẳng thể in text hay hình ảnh nằm quá gần mép của trang. Theo mặc định, các đường viền nằm gần mép của trang, này là nguyên do tại sao máy in của bạn không thể giải quyết chúng. Cách xử lý sự cố này như sau:

+ Chọn Format > Borders and Shading > chuyển sang thẻ Page Boder > nhấn nút Options để mở hộp thoại Borders and Shading Options.

+ Bên dưới Margin, bạn nhập các kích thước (tính theo điểm ảnh) lớn hơn vào các hộp Top, Bottom, Left và Right để di chuyển các đường viền hơi ra xa khỏi mép của trang. Nếu muốn đường viền trang ôm sát đoạn văn bản thì trong mục Measure from , chọn Text > OK > OK.

+ Đối với Office 2007, bạn qua thẻ Page Layout > Page Boder > Options > thiết lập như trên phiên bản Office 2003.

6. Văn bản in thiếu hình ảnh

– Triệu chứng: Văn bản in ra mặc dầu text hiện đầy đặn nhưng hình ảnh lại biến mất, thay vào chỗ này là các vùng trắng trống trơn.

– Chẩn đoán: Có thể máy tính của bạn bị thiếu bộ nhớ (Low Memory).

– Khắc phục: Thực hiện trình tự các bước sau:

+ Thử tắt máy, khởi động lại máy tính và in lại. Nếu vẫn chưa khắc phục được, hãy kiểm tra những khả năng dưới đây :

+ Trong Word 2003, bạn chọn File > Print > nhấn nút Options trong hộp thoại Print . Từ cửa sổ Print thứ hai, bạn nhấn dấu chọn trước Drawing Object > OK . Cũng tại đây, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Draft Output để đòi hỏi Word in các tài liệu với ít định dạng (format) hơn. Tùy chọn này dùng để làm việc với những tài liệu trong thời kì sửa bản in.

+ Đối với Word 2007, bạn vào Office Button > Word Options > chọn thẻ Display > đánh dấu trước tùy chọn Print drawings created in Word.

7. Header và Footer xuất hiện không chính xác hoặc thiếu

Nếu header và footer của bạn không nằm vừa trên trang, không có đủ chỗ trống trong lề dành riêng cho header hay footer hoặc là chúng nằm ở trong phần không in ra của trang.

Để tạo nhiều chỗ trống hơn cho các header và footer, hãy chọn File > Page Setup > chọn thẻ Margin trong hộp thoại Page Setup và phóng to lề trên và lề dưới. Tiếp đó, bạn qua thẻ Layout và tăng tầm cách From Edge để header và footer không bị đẩy vào phần không in của trang.

Lưu ý: Để sử dụng máy in được hiệu quả, bạn nên mua chủng loại giấy in theo như đúng đòi hỏi của sách chỉ dẫn đi kèm, không nên chọn mua những giấy in kém uy tín như quá mỏng cũng đều có thể dẫn đến tình huống kẹt giấy, và đừng để giấy in trong môi trường ẩm thấp nhờ có thể dẫn đến hiện tượng dính các đốm mực trên giấy.

Ngoài ra, việc đều đặn cập nhật trình điều khiển (driver) cho máy in từ website của nhà cung cấp để cải thiện hoạt động của máy in như sửa lỗi các sự cố in ấn trong máy và có thêm nhiều tính năng mới. Cuối cùng, bạn nên dành thời gian vệ sinh máy in hàng tuần, không nên để bụi bẩn bám vào máy in hay giấy vụn sót lại trong máy vì sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy, và đặc biệt là bạn cần giữ cho đầu in (printhead) luôn được sạch.

Sửa lỗi máy in, sửa lỗi máy tính, thủ thuật máy in, các lỗi đơn giản, cách khắc phục, chuẩn đoán, triệu chứng

Nội dung Tự sửa các lỗi đơn giản trên máy in được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Trường Thịnh Group. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongthinh.info để điều chỉnh. truongthinh.info tks.